Zawsze dbałam o to, by w firmach, w których pracowałam, była możliwość pracy zdalnej. Nawet jeden dzień w miesiącu pracy poza biurem, dawał mi namiastkę wolności. Zazwyczaj wykorzystywałam go, gdy wyjeżdżałam do rodziny na dłuższy weekend lub wiedziałam, że zakres działań mogłam wykonać sama, np. raporty, informacje. Dla mnie praca zdalna oznaczała – pracę zgodną z codziennym planem, tylko miejsce uległo zmianie. Jakież było moje zaskoczenie, gdy słyszałam od szefowej: Ty rzeczywiście pracujesz! Jestem pod wrażeniem. Nie rozumiałam tego stwierdzenia, aż do dnia, gdy koleżanka z biura postanowiła pójść za moim przykładem i poprosiła o dzień zdalny. Efekt? Przez pół dnia nikt nie mógł się do niej dodzwonić, a klienci dzwonili do biura pytając, czy coś się z nią stało, czy ma dzień wolny, ponieważ mieli problem
z nawiązaniem z nią kontaktu. Uświadomiłam sobie, że praca zdalna niejedno ma imię i nie każdy potrafi pracować zdalnie. W obliczu koronawirusa, wszyscy zostaliśmy poddani próbie – pracy z domowego biura. Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem? Podzielę się z Wami kilkoma prostymi wskazówkami. To właśnie dzięki nim można lepiej zorganizować swój czas i uniknąć charakterystycznego uczucia, że nieustannie przebywa się w pracy.
- Struktura pracy
Kluczem do sukcesu jest wyznaczenie sobie stałych godzin pracy oraz racjonalne zaplanowanie przerw. Samodyscyplina przy takiej formie zatrudnienia jest bardzo ważna. Dzięki niej łatwiej wyrobić w sobie systematyczność, a mając
w perspektywie określoną liczbę godzin pracy, można się lepiej skupić i zmobilizować do działania. Jeśli jednak ze względu na brak ograniczeń czasowych nasza praca będzie ciągle przerywana, będziemy musieli się do niej wdrażać od nowa, co jest nie tylko czasochłonne, ale i zniechęcające.
- „To do list”
Można pokusić się o stwierdzenie, że słyszał o nich każdy, ale czy umiemy je tworzyć i dobrze wykorzystywać? Przedstawienie najważniejszych obowiązków w formie punków na liście jest przede wszystkim przejrzyste. Dzięki możliwości odznaczania lub skreślania kolejnych pozycji możemy także śledzić swoje postępy, co daje poczucie satysfakcji oraz motywuje do działania. Listy nie powinny jednak zawierać zbyt dużej liczby pozycji „do zrobienia”, ponieważ może to powodować poczucie przytłoczenia. Najlepiej robić więc spis czynności, które należy wykonać w danym dniu.
- Różne techniki zarządzania czasem
Czy da się jednak usprawnić pracę z domu tak, aby podnieść swoją efektywność? Oczywiście! Istnieje mnóstwo technik, które pomagają lepiej zarządzać czasem, przeznaczonym na wypełnianie obowiązków.
– Metoda „pomodoro” – do wprowadzenia jej w życie potrzebny jest timer lub budzik. Czasomierz należy nastawić na 25 minut, a następnie skupić się na wykonywanym zadaniu. Po upływie wspomnianego okresu następuje 5-minutowa przerwa. W ten sposób dzielimy czas na cztery sesje trwające 25 minut i trzy przerwy. Po ostatnim dzwonku należy zrobić 15 lub 30-minutową przerwę. Dzięki tej metodzie w prosty sposób można zwiększyć swoją produktywność, ponieważ wspomniane 25 minut to czas, w którym pracujemy najbardziej wydajnie.
– Matryca Eisenhowera – pozwala usprawnić ustalanie priorytetów poszczególnych zadań. Tworzymy ją, dzieląc kartkę na cztery pola: „pilne ważne”, „niepilne ważne”, „pilne nieważne” i „niepilne nieważne”. W ćwiartce pierwszej należy umieścić takie obowiązki, które nie mogą czekać do zrobienia „na wczoraj”. Część druga przeznaczona jest na sprawy, które również koniecznie trzeba załatwić, ale są one dopiero w fazie planowania. „Nieważne pilne” to miejsce na rzeczy o mniejszym znaczeniu, ale takie, które należy szybko wykonać. Do części „niepilne nieważne” należą codzienne przyjemności
i rozpraszacze. Wpisując w kwadrat Eisenhowera poszczególne zadania i czynności, możemy określić, które z nich są dla nas najważniejsze w tej chwili, które mogą poczekać jeszcze dzień lub dwa, a którym możemy poświęcić się w wolnym czasie. Dzięki tej technice łatwiej podejmować decyzje, nie traci się również czasu na rzeczy zbędne.
– Metoda Kanban – w tej metodzie dzielimy tablicę lub kartkę na trzy części: „do zrobienia”, „w trakcie” i „zrobione”. Zadania umieszczamy w konkretnej grupie w zależności od stopnia postępu. Kanban pozwala na lepszą organizację oraz utrzymywanie kontroli nad tym, co mamy do zrobienia. Dzięki tej metodzie można zaprowadzić porządek we własnych obowiązkach i uniknąć stresujących sytuacji.
W zarządzaniu czasem niezwykle przydatne jest również rozplanowanie złożonych zadań. O wiele wydajniej pracuje się, gdy duży projekt zostaje rozpisany na poszczególne kroki lub konkretne czynności prowadzące do osiągnięcia celu. Działając w ten sposób, obserwujemy swój postęp, nie mamy poczucia, że mimo kilku godzin skupienia nadal nie skończyliśmy całego projektu, wiemy bowiem, że wykonaliśmy już szereg czynności przybliżających nas do sukcesu.
Zasady te na pewno pomogą wszystkim, którzy pracując z domu, borykają się z problemem organizacji obowiązków lub gubią się w natłoku zadań. Do ich wprowadzenia w życie wystarczy jedynie chęć i trochę wytrwałości, a efekty zauważycie bardzo szybko.
Źródła fot.: https://pixabay.com/pl/; https://startupstockphotos.com/
